Es ist doch immer wieder das gleiche: Man findet unendlich viele Ausreden, warum es einfach nicht möglich ist, Ordnung zu halten. Ob wegen des viel zu kleinen Tisches, des zu kleinen Büros oder weil man einfach viel zu viel zu tun hat. Aber Ordnung zu halten ist kein Hexenwerk. Es dauert nichtmal lange das Büro umzustrukturieren. Man muss nur wissen, wo man ansetzt. Es gibt sehr viele Helfer, die die Büroorganisation erleichtern und in diesem Artikel möchte einige Beispiele dafür auflisten. Einige Beispiele:
Tischaufsätze oder auch -organiser haben den Vorteil, dass man sie - wie der Name schon sagt - direkt auf den Tisch stellen kann. Sie ragen meist etwas in die Luft wodurch etwas extra Platz geschaffen wird, quasi ein Minischrank für den Schreibtisch. Diese Helfer sind natürlich nur dann eine gute Wahl, wenn der Tisch eine ausreichende Größe hat.
Mappensysteme sollten den meisten Menschen eigentlich ein Begriff sein. Damals in der Schule hat es doch ganz gut geklappt, warum sollte sich das geändert haben? Umso älter man wird, desto mehr neigt man dazu, einfach alles in einen großen Ordner zu packen. Empfehlenswerter ist es aber, veraltete Unterlagen in einen großen Ordner zu stecken und Projekte an denen man gerade arbeitet in verschiedene Mappen einzuheften. Das hat den Vorteil, dass man nicht immer einen großen Ordner rausholen muss. Denn viele neigen dazu, ihn dann einfach auf dem Tisch liegen zu lassen, weil es schwerer ist, ihn wieder an seinen Platz zurückzustellen. Dann wird sich gerne mal eingeredet "ach, ich brauch ihn morgen ja bestimmt eh wieder" - auch wenn das nicht wahr ist. Bei Mappen geht das deutlich einfacher.
Ablagesysteme sind quasi erweiterte Schreibtischaufsätze. Sie sind irgendwas zwischen einem kleinen Aufsatz und einem Schrank. Meist haben sie viele Fächer im DIN A4 Format, in die man Unterlagen sortieren kann. Diese sind besonders praktisch für alle einzelnen Zettel, die auf dem Tisch herumfliegen. Dinge bei denen man einfach nicht so recht weiß, wo es einzuordnen ist. Die Fächer der Ablagesysteme bieten meist die Möglichkeit beschriftet zu werden. Da ist es empfehlenswert nach Priotitäten zu gehen. Beispielsweise kann man sie von wichtig bis unwichtig beschriften oder die Tage von Montag bis Freitag hinzuschreiben und jedes Wochenende schonmal vorauszuplanen, was an welchem Wochentag an Arbeit anstehen wird. Letzteres eignet sich besonders für Selbstständige, da sie ihr Pensum somit selbst festlegen und nach Abarbeitung der Fächer tatsächlich Feierabend haben. Somit minimiert sich die Chance, sich zu überarbeiten. Falls diese Tipps noch nicht gereicht haben: Es gibt online einen guten Leitfaden zum im Büro Ordnung halten.
