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Buchhaltungsbüro
Dokumentenmanagement - die digitale Personalakte

Mit Hilfe von modernen Softwarelösungen im Dokumentenmanagement ist es heute möglich, die Personalakte in elektronischer Form anzulegen, zu verwalten und zu archivieren. Neue Dokumentenmanagementsysteme ersetzen durch elektronische Archivierung der Personalunterlagen die herkömmliche Personalhandakte. In der digitalen Personalakte können alle Informationen, über den jeweiligen Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin digitalisiert und erfasst werden. Dies sind Beispielsweise der Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Beurteilungsschreiben und Bilder des Mitarbeiters, die so schnell im System wieder zu finden sind. Die archivierten Daten stehen den zugriffsberechtigten Mitarbeitern auch an anderen Unternehmensstandorten zur Verfügung, was zu einer Verkürzung der Durchlauf- und Reaktionszeiten im Unternehmen führt. Der Informationsfluss im Unternehmen wird verbessert, da gezielt mehrere berechtigte Bereiche wie die Personalabteilung und die Buchhaltung mit einer Schnittstelle des Dokumentenmanagements verknüpft werden können. Und je nach Berechtigung nur Informationen erlangen oder diese auch ändern können. Durch die digitale Personalakte werden Raumkosten eingespart, da die Papierpersonalakte nicht mehr benötigt wird und somit nicht mehr aufbewahrt werden muss. Das Dokumentenmanagement entspricht den Anforderungen der Aufbewahrungspflicht der Personalakten. Durch die digitale Personalakte können die immensen Raumkosten, die bei der Archivierung der Papierpersonalakten entstanden sind erheblich reduziert werden. In den meisten Unternehmen stellen die Raumkosten einen großen Anteil an den Gesamtkosten dar. Zudem sind die Personalakten für Dritte nicht mehr so leicht zugänglich, da die digitalen Personalakten mit Passwörtern verschlüsselt sind und nur einem ausgewählten Personenkreis Einblicke gewähren. Alle Änderungen in einer digitalen Personalakte können über Protokolle festgehalten und nachvollzogen werden. Durch das Dokumentenmanagement wird eine sichere Ablage aller Dokumente der Personalakte ermöglicht und ein schnelles wiederauffinden der Belege gewährleistet. Durch die digitale Personalakte entstehen deutliche Zeit- und Aufwandseinsparungen, weshalb die Umstellung auf digitale Personalakten gute Investition darstellt.

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Dokumentenmanagement - die digitale PersonalakteArtikelTorsten PaulDurch die Digitalisierung haben sich neue Möglichkeiten für das moderne Dokumentenmanagement ergeben. Diese bilden die Grundlage für Prod... Bewertungsdurchschnitt: 3.9 von gesamt 22